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営業事務とは?仕事内容や大変なこと、メリットなど詳しく解説!

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事務職といっても様々ありますよね!

一般事務、営業事務、経理事務、総務事務、人事事務・労務事務、法務事務、貿易事務、学校事務・大学事務、医療事務などなど!

ここに挙げただけでもたくさんありますが、その中で私自身が経験した、
営業事務について書いていきたいと思います!

  1. 1.営業事務の主な仕事内容とは?
    2.営業事務の仕事で大変なこと
    3.営業事務で働くメリット
    4.まとめ

1.営業事務の主な仕事内容とは

その名のとおり、営業職の人たちのサポートをする仕事です。営業アシスタントと呼ばれる場合もありますね!細かく見ていきましょう。

受注業務

書類作成・処理

ファイリング

電話・メール応対

来客応対

庶務

業務効率化の推進

受注業務

顧客からの注文を処理していきます。私が勤めていた会社は、専用の受発注システムに情報を入力して処理していました。流れとして以下のような感じです。

受注→営業事務が専用システムに情報入力→工場で生産開始→納品

なので営業事務の情報入力に間違いがあると、間違ったものが納品されることに…
でも無事に商品がお客様の元に届いた時は一安心&達成感が得られます!

書類作成・処理

営業が顧客に提出する見積書や請求書、他にも納品書などさまざまな書類を作成したり、処理していきます。
私の勤めていた会社は、常に営業が外出していたので、見積書を作成したらそのまま顧客に提出もしていました。自分が作った書類がダイレクトに売上につながる場合もあるので、その時は嬉しかったですね!

ファイリング

業務で使用した書類や注文書などを整理し保管します。問い合わせなどがあった際、「あれ?あの書類どこにあるんだろう?」ということが無いように、決まった場所に保管していきます。地味ですが、非常に重要な仕事です!

電話・メール応対

顧客からの問い合わせ対応です。これも営業事務なら避けては通れない業務ではないでしょうか。私の勤めていた会社では、代表電話にかかってきた電話は基本的に営業事務が一次対応していました。電話対応は緊張しますが、慣れてきたら社内外から感謝されてやりがいもありますよ!

来客対応

会社に来た方への対応です。一般的にはお名前を確認して、応接室などにお通しします。場合によっては飲み物を出したりしますね!
初めて来られた方からすると会社の印象になりますので、いつでも明るい対応を心がけるといいと思います!

庶務

備品の管理や郵送物の管理、掃除やちょっとした外出など、多岐に渡ります。
会社の規模によっては総務部が担当していたりもしますが、中小企業の場合は営業事務が一般事務も担当していたりするようです。

雑用だと言ってしまえばそれまでですが、社内の人が気持ちよく仕事ができるように細かい気遣いができれば感謝もされます。まさに縁の下の力持ちです。

業務効率化の推進

日々の業務の中で、時間がかかっているものを効率化していきます。前職ではこれが一番大変でした。。
例えば「毎月の請求金額を計算するの大変だなあ」という声があれば、Excelを使って計算できるような仕組みを作るとか。

最近では結構AIによる自動化が進んでおり、事務職の求人も減っているのが現状ですね。この時代には何か付加価値をつけられるような人材が求められていくのでは無いでしょうか。なので日々改善の意識を持ち続けられるような方ならきっと重宝されると思います!

2.営業事務の仕事で大変なこと

  • 顧客対応

  • 営業との関係

顧客対応

営業事務の場合BtoBがほとんどだと思うのですが、まあいろんな方がいますね。無茶な納期で依頼してきたり、こちらの話を聞いてくれなかったりなど(笑)
そういった無理難題を言われた場合、納得してもらえるように説明するのが大変です。ですが自分の対応力が評価されてそのまま受注につながった時などは、やりがいを感じられる瞬間でした!
また月並みですが「ありがとう」の一言をもらえるだけで、やってよかったなと思えました!

営業との関係

これも営業事務なら避けては通れない問題ではないでしょうか。
一般的には、一人の営業に対して一人の営業事務がつくと思うのですが、そのペアになる営業との関係が非常に重要になってくると思います。明確に指示してくれる方ならいいのですが、「あれいつもみたいにやっといて!」と不明確な指示を出す系の営業とペアだと大変です(笑)
ですが、何度も話し合い協力し合って、結果として大型案件を獲得できた時などは喜びも倍になりますね!

3.営業事務で働くメリット

  • Excel、Word、PowerPointなどのパソコンスキルが身に付くなどのパソコンスキルが身に付く
  • 営業感覚が身につき、今後のキャリアに活かせる
  • 定時退社でプライベートも楽しめる

Excel、Word、PowerPointなどのパソコンスキルが身に付く

営業事務が作成する資料やデータ入力は、多くの場合マイクロソフトのExcel、Word、PowerPointなどで行われます。見積書や請求書はExcel、契約書や送付状はWord、営業資料やプレゼン資料はPowerPointといった形です。

これらのスキルは事務職ならどこでも重宝されると思いますので、転職にも有利ですね!

営業感覚が身につき、今後のキャリアに活かせる

他の事務職とは違って、営業事務は常に営業と同じスピード感、視点で仕事をこなさなければいけないため、ビジネスに対する知識や感覚が身につきます。

もし事務職以外の転職を考えた時にも、他の事務職よりもアピールできる部分は多いかもしれないです。

定時退社でプライベートも楽しめる

営業事務だけでなく他の事務職でも言えることなのですが、基本的に定時退社できるところが多いです。※繁忙期や営業の都合によっては残業する場合もあります。

プライベートを充実させたい方や、子育て中のワーキングママにもオススメの職種です!

4.まとめ

営業事務は会社の顔であり、縁の下の力持ち

フロント業務も行いながら、営業のサポートをして会社を支える存在です。
数ある事務職の中でも、やりがいやスキルアップができる職種だと思います!

未経験OKの求人も多くありますので、仕事内容やメリットなどに興味があればぜひチャレンジしてみてください!

 

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